Eine Klassenfahrt ist gebucht – und die Vorfreude ist groß. Doch sobald der Termin steht, geht die Arbeit für Lehrkräfte erst richtig los: Klassenfahrt planen- Organisation, Kommunikation, Genehmigungen, Elternabende und nicht zuletzt die Programmauswahl. Damit nichts vergessen wird und die Planung stressfrei bleibt, kommt hier unser praktischer Leitfaden.
1. Ziele definieren & Programmschwerpunkte festlegen
Bevor die Unterkunft gebucht oder Programmpunkte ausgewählt werden, lohnt sich ein Blick auf das “Warum” der Fahrt. Soll der Zusammenhalt gefördert, ein bestimmtes Fach vertieft oder einfach eine neue Stadt entdeckt werden? Die Antwort hilft bei der Programmauswahl.
Fragen zur Orientierung:
– Was ist das Hauptziel der Fahrt?
– Welche Interessen und Bedürfnisse hat die Klasse?
– Gibt es Vorgaben der Schulleitung oder aus dem Kollegium?
2. Budget & Finanzierung klären um eine Klassenfahrt zu planen
Je früher die Kostenübersicht steht, desto entspannter wird die Kommunikation mit Eltern. Denk auch an Zuschüsse, Sozialfonds oder unterstützende Aktionen wie “Neue Masche” oder Sponsorenläufe.
Tipp: In Berlin profitieren Schulklassen besonders – viele Programmpunkte zur politischen Bildung sind dort kostenfrei zugänglich.
3. Elternabend (Klassenfahrt planen) & Einwilligungen vorbereiten
Ein gut vorbereiteter Elternabend schafft Vertrauen. Stell die Unterkunft, das Programm und den Tagesablauf vor. Teile rechtzeitig alle notwendigen Formulare und hol dir Einverständniserklärungen sowie Notfallkontakte ein.
Gerne erstellen wir Ihnen einen übersichtlichen Programmvorschlag sowie eine transparente Kostenaufstellung zur besseren Planung.
Checkliste für den Elternabend:
– Reisedaten & Tagesabläufe
– Unterkunft & Ansprechpartner vor Ort
– Versicherungsfragen (Haftpflicht, Reiserücktritt, Auslandsschutz)
– Besondere Hinweise (z. B. Allergien, Medikamente)
4. Aufsichtspflicht & rechtliche Grundlagen klären
Wer ist wann wofür verantwortlich? Welche Regeln gelten nachts? Wie werden Freizeiten geregelt? Eine schriftliche Absprache im Lehrerteam und klare Regeln für die Klasse schaffen Sicherheit. Zudem ist die Hausordnung der jeweiligen Unterkunft verbindlich und muss von allen Beteiligten eingehalten werden.
Dokumente:
– Aufsichtspflichtvereinbarung
– Regeln für Schüler:innen (z. B. Verhalten im Zimmer, Ausgangszeiten)
5. Reiseunterlagen & Notfallinfos zusammenstellen
Von der Teilnehmerliste über Reiseunterlagen bis zur Kopie des Impfpasses – alles sollte digital und analog griffbereit sein. Über hauptstadtreisen.com erhalten Sie zudem ca. 14 Tage vor Anreise eine Infomail mit allen wichtigen Informationen und Reiseunterlagen. Nutze Scan-Apps wie Microsoft Lens und sichere Dokumente in einer Cloud.
Empfohlene Unterlagen:
– Teilnehmer- & Zimmerliste
– Kontaktdaten der Eltern
– Notfallblatt für jede:n Schüler:in
– Buchungsbestätigungen & Tickets
6. Packliste für die geplante Klassenfahrt erstellen
Je nach Ziel und Jahreszeit variiert die Packliste. Stell sicher, dass auch Dinge wie Notfallmedikamente, Ausweise und wetterfeste Kleidung bedacht werden. Lehrer:innen sollten zudem an Erste-Hilfe-Set, Ersatzhandy und Listen denken.
Praktisch: Unsere PDF-Packliste, welche unsere Kunden direkt von uns bekommen
7. Kommunikationswege definieren
Wie wird kommuniziert, wenn sich Pläne ändern? Welche App nutzen Lehrkräfte untereinander oder mit Eltern? Datenschutz nicht vergessen!
Vorschlag: Nutzung von Signal, Threema oder einer schulischen Plattform mit Gruppenfunktion.
Fazit: Klassenfahrt gut geplant ist halb gereist
Eine durchdachte Vorbereitung ist das Fundament für eine erfolgreiche Klassenfahrt. Mit klaren Zielen, transparenter Kommunikation und praktischen Tools wird die Reise für alle Beteiligten ein voller Erfolg.
