Eine Klassenfahrt planen heißt auch: Anmeldungen einsammeln, Angaben zusammenführen, Geld für die Klassenfahrt einsammeln, Zahlungseingänge prüfen und Reiseinformationen weitergeben. Zwischen Unterricht, Elterngesprächen und Schulalltag kostet das Zeit. Und wenn die Reisepreise über das Schulkonto laufen, entsteht zusätzlich Arbeit im Sekretariat.
Mit HSR Digital nehmen wir Ihnen einen großen Teil dieser Verwaltung ab. Eltern melden ihre Kinder selbstständig an und bezahlen die Klassenfahrt direkt an hauptstadtreisen.com. Sie als Lehrkraft behalten den Anmeldestand im Blick. Ein Online-Reiseprogramm sorgt außerdem dafür, dass alle Beteiligten auf die aktuellen Reiseinformationen zugreifen können.
Die HSR-Web-App steht ab November 2026 für Reisen ab 2027 zur Verfügung. Hier erfahren Sie, wie die digitale Organisation Ihrer Klassenfahrt funktioniert und welche Aufgaben Ihnen und Ihrer Schulverwaltung dadurch abgenommen werden.
Was ist HSR Digital?
Unter HSR Digital bündeln wir zwei Angebote, die Ihnen die Organisation Ihrer Klassenfahrt vor und während der Reise erleichtern:
- Die HSR-Web-App für die Anmeldung der Kinder und die direkte Zahlungsabwicklung mit den Eltern.
- Das Online-Reiseprogramm für Programmpunkte, Uhrzeiten, Treffpunkte und wichtige Reiseunterlagen.
Beide Angebote ergänzen unsere persönliche Betreuung. Ihr Reiseprogramm planen wir weiterhin gemeinsam mit Ihnen. Auch bei Fragen oder besonderen Wünschen ist unser Team für Sie da.
Klassenfahrt organisieren: Eltern melden ihre Kinder selbst an
Anmeldezettel verteilen, Rückläufe sammeln und Angaben übertragen: Diese Schritte entfallen mit der HSR-Web-App. Die Eltern erfassen die erforderlichen Daten selbst.
1. Sie geben den Anmeldelink an die Eltern weiter
Für Ihre gebuchte Klassenfahrt erhalten Sie einen Anmeldelink. Wann Sie diesen an die Eltern weiterleiten, entscheiden Sie. Den Anmeldeschluss vereinbaren wir gemeinsam.
Solange die HSR-Web-App noch nicht verfügbar ist, erhalten Sie den Link zunächst nicht mit der Auftragsbestätigung. Wir senden ihn Ihnen nach dem Start der Web-App separat zu.
2. Eltern übernehmen die Anmeldung zur Klassenfahrt
Die Eltern öffnen den Link, legen ein Benutzerkonto an und melden ihr Kind an. Dabei geben sie die Daten des Kindes und besondere Bedürfnisse wie Allergien an. Gehören mehrere Kinder zu einem Haushalt, können diese über dasselbe Konto angemeldet werden.
Nach dem Absenden erhalten die Eltern automatisch eine Anmeldebestätigung. Die Anmeldung ist verbindlich. Die spätere Teilnahmebestätigung versenden wir nach Anmeldeschluss und Rücksprache mit Ihnen.
3. Sie behalten den Anmeldestand im Blick
Über Ihren eigenen Gruppenleiter-Zugang sehen Sie den aktuellen Anmeldestand. Nach Anmeldeschluss wird die Gruppe geschlossen. Anschließend stimmen wir die Teilnahme mit Ihnen ab.
Ihr Vorteil: Sie müssen die Anmeldungen zur Klassenfahrt nicht selbst einsammeln und die Angaben der Eltern nicht in eine eigene Liste übertragen.
Kein Geld für die Klassenfahrt einsammeln: Eltern bezahlen direkt an HSR
Mit der Teilnahmebestätigung erhalten die Eltern die Aufforderung zur Anzahlung. Die Zahlungsabwicklung für die Klassenfahrt erfolgt über die HSR-Web-App direkt zwischen den Eltern und hauptstadtreisen.com.
Auch die weiteren Schritte übernehmen wir:
- Zahlungsbestätigungen gehen direkt an die Eltern.
- Die Web-App erinnert an Zahlungstermine und ausstehende Zahlungen.
- Bei weiterhin offenen Beträgen setzt sich HSR mit den Eltern in Verbindung.
- Individuelle Zahlungswünsche und Rückfragen klären die Eltern direkt mit uns.
Auch wenn ein Amt die Reisekosten übernimmt, können Eltern dies bei der Anmeldung angeben. Sie erhalten dafür eine entsprechende Teilnahmebestätigung mit den erforderlichen Zahlungshinweisen.
Für Sie als Lehrkraft bedeutet das: Sie müssen kein Geld für die Klassenfahrt einsammeln, keine Sammelüberweisung organisieren und keinen offenen Zahlungen nachgehen.
Weniger Zahlungsverwaltung für das Schulsekretariat
Bei mehreren Klassenfahrten kommen schnell Hunderte Einzelüberweisungen zusammen. Wenn die Zahlungen der Eltern über ein Schulkonto laufen, müssen Zahlungseingänge geprüft, den Kindern zugeordnet und die gesammelten Beträge weitergeleitet werden.
Weil die Eltern direkt an HSR bezahlen, entfällt dieser Umweg für die betreffenden Reisen. Das Sekretariat muss die Elternzahlungen weder auf dem Schulkonto verwalten noch gesammelt an uns weiterüberweisen.
Die Entlastung kommt damit sowohl den begleitenden Lehrkräften als auch den Kolleginnen und Kollegen in der Schulverwaltung zugute.
Online-Reiseprogramm: Alle Informationen zur Klassenfahrt an einem Ort
Wann beginnt die Führung? Wo trifft sich die Klasse? Welche Kontaktdaten werden vor Ort benötigt?
Im Online-Reiseprogramm finden Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler sowie Eltern die wichtigen Reiseinformationen an einem zentralen Ort. Dazu gehören:
- Programmpunkte und Uhrzeiten
- Treffpunkte und Google-Maps-Links
- wichtige Kontaktdaten
- Voucher und weitere Reiseunterlagen
- auf Wunsch ergänzende Informationen wie Packlisten
Wenn Sie zusätzliche Informationen für Ihre Gruppe hinterlegen möchten, schicken Sie diese einfach an uns.
Änderungen am Programm nimmt HSR vor. Sobald wir etwas aktualisieren, ist die Änderung online verfügbar. Wer das Reiseprogramm öffnet, sieht den aktuellen Stand. So müssen Sie keine überarbeiteten Programmdateien an Eltern, Schülerinnen und Schüler oder andere Beteiligte versenden.
Das Reiseprogramm bleibt auch nach der Klassenfahrt erreichbar.
Häufige Fragen zur Anmeldung und Bezahlung der Klassenfahrt
Müssen Lehrkräfte das Geld für die Klassenfahrt einsammeln?
Bei Reisen mit HSR Digital erfolgt die Zahlungsabwicklung direkt zwischen den Eltern und hauptstadtreisen.com. Lehrkräfte müssen die Reisepreise daher nicht selbst einsammeln und keine Sammelüberweisung an HSR organisieren.
Wie bezahlen Eltern die Klassenfahrt mit HSR Digital?
Nach der Teilnahmebestätigung erhalten die Eltern die Aufforderung zur Anzahlung. Die weitere Zahlungsabwicklung erfolgt über die HSR-Web-App. Zahlungsbestätigungen und Erinnerungen an Zahlungstermine gehen direkt an die Eltern.
Müssen die Elternzahlungen über das Schulkonto laufen?
Bei der Zahlungsabwicklung über HSR Digital bezahlen die Eltern direkt an hauptstadtreisen.com. Damit müssen diese Zahlungen nicht zunächst auf dem Schulkonto gesammelt und anschließend an HSR weiterüberwiesen werden.
Was passiert, wenn eine Zahlung noch offen ist?
Die Web-App erinnert an ausstehende Zahlungen. Bleibt ein Betrag weiterhin offen, setzt sich HSR direkt mit den Eltern in Verbindung. Auch individuelle Fragen oder Zahlungswünsche können Eltern direkt mit uns klären.
Was passiert, wenn ein Amt die Kosten der Klassenfahrt übernimmt?
Eltern können bei der Anmeldung angeben, wenn die Reisekosten von einem Amt übernommen werden. Sie erhalten anschließend eine entsprechende Teilnahmebestätigung mit den erforderlichen Zahlungshinweisen.
Klassenfahrt digital organisieren – mit persönlicher Betreuung
Eine Klassenfahrt braucht mehr als eine gut organisierte Anmeldung und Zahlungsabwicklung. Das Reiseziel muss zur Klasse passen, das Programm zu Ihren Vorstellungen und der Ablauf zum Schulalltag.
Deshalb bleiben wir auch mit HSR Digital persönlich an Ihrer Seite. Wir besprechen Ihre Wünsche, planen die Reise mit Ihnen und unterstützen Sie bei organisatorischen Fragen. Bei Fragen zur Anmeldung oder Zahlung wenden sich die Eltern direkt an uns.
Sie möchten HSR Digital kennenlernen oder besprechen, wie es bei Ihrer nächsten Klassenfahrt eingesetzt werden kann? In einem persönlichen Beratungsgespräch stellen wir Ihnen die HSR-Web-App und das Online-Reiseprogramm vor und beantworten Ihre Fragen.
Sie kümmern sich um Ihre Klasse. Wir kümmern uns um die Organisation.
